Entreprise

Une agence d’hôtesse pour l’accueil des visiteurs

25 mai 2021

Certaines entreprises ont besoin d’une hôtesse d’accueil pour des raisons liées à leur activité. Aujourd’hui de plus en plus de structures externalisent différents services afin de limiter leurs coûts. Devenue tendance, l’externalisation permet de trouver du personnel fortement compétent pour des missions ponctuelles. Trouvez l’agence hôtesse qui vous permettra d’accueillir, renseigner et guider vos différents interlocuteurs.

Quelles sont les tâches d’une hôtesse d’accueil ?

  • Prendre des appels téléphoniques
Hôtesse d'accueil entreprise
Agence d’hôtesse

Cela implique de s’adresser à une variété de personnes, notamment des clients, des collègues, des fournisseurs et éventuellement du public.

Elle peut lors d’un appel téléphonique simplement transférer l’appel à un collègue du bureau ou renseigner les clients de l’entreprise sur des services ou produits selon sa mission.

En fonction de l’entreprise, certaines hôtesses sont limitées dans leur capacité à divulguer des informations. Elles auront par conséquent des tâches uniquement liées à de l’accueil pur.

  • Traiter avec les visiteurs

La plupart des bureaux d’accueil disposent d’une zone d’attente où les visiteurs sont accueillis et priés d’attendre la personne qu’ils sont venus voir. L’hôtesse d’accueil peut savoir à l’avance qui vient, car cette information lui a été transmise par des collègues de l’entreprise.

Son champ d’action peut être plus ou moins étendu selon ce qui est décidé en amont. Elle peut intervenir dans l’entreprise même ou sur un salon, un concert, une boutique etc…

  • Traiter les rendez-vous

L’hôtesse d’accueil peut traiter les rendez-vous au sein d’une entreprise que ce soit uniquement par téléphone ou en présentiel voire les deux selon la structure dans laquelle elle se rend.

  • Compétences rédactionnelles

On attend généralement d’une hôtesse d’accueil qu’elle ait également des compétences rédactionnelles pour envoyer des courriels le cas échéant et des messages à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise. Certaines sont également tenues de taper des documents tels que des lettres.

Cela va dépendre de ce que l’entreprise a négocié avec l’agence d’hotesse. Sachant que le personnel proposé est formé aux dernières technologies et possède une solide formation dans différents domaines.

  • Gérer des situations et du public

Il arrive que l’hôtesse d’accueil doive traiter avec des personnes difficiles, tant au téléphone qu’en personne. Ce sont alors ses compétences qui vont lui permettre de gérer la situation avec diplomatie et assurance.

  • Saisie de données

Si l’entreprise pour laquelle l’hôtesse d’accueil conserve des données sur les clients, l’hôtesse d’accueil peut également saisir des données pour récupérer des informations.

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